HELPDESK PTO-ADMIN

PTO-admin is een administratietool specifiek ontwikkeld voor kleine zelfstandigen met een eenvoudige boekhouding. U houdt zelf uw administratie bij en doet ook zelf belastingaangiftes. Maar u staat er niet alleen voor, wij helpen u hierbij.

Hieronder vindt u antwoord op de meest gestelde vragen en ook wordt hier uitgelegd hoe u de gegevens in PTO-admin moet invullen.

Staat uw vraag hier niet bij of komt u er niet uit, neem dan contact met ons op.

Zoek binnen de Helpdesk op treftwoord:

Elke ondernemer is verplicht om een administratie bij te houden. Val je onder de nieuwe KOR dan hoef je voor de Belastingdienst geen facturen te versturen. Maar heb je een uitkering dan zal de gemeente waarschijnlijk wel willen dat je facturen verstuurd en bewaard.

Volgens de wet bent u een ondernemer als u zelfstandig goederen of diensten levert aan anderen, met de bedoeling om winst te maken. Elke ondernemer is verplicht om zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Zie de criteria voor een onderneming (koppeling naar https://www.kvk.nl/moet-ik-mijn-bedrijf-inschrijven/) zoals gehanteerd door de Kamer van Koophandel. 

Let op! Als u volgens de wet ondernemer bent wil dat niet zeggen dat u automatisch ook “ondernemer voor de inkomstenbelasting”  bent. Dan moet u bijvoorbeeld ook voldoen aan het urencriterium van 1.225 uur op jaarbasis. Als kleine zelfstandige zult u daar waarschijnlijk niet aan voldoet. U bent dan wel ondernemer voor de wet, maar u bent geen ondernemer voor de inkomstenbelasting en hebt geen recht op o.a. de zelfstandigenaftrek.

Bij een goede administratie horen alle gegevens van uw onderneming. Zoals alle facturen, overeenkomsten, afspraken, correspondentie, etc. Kortom alles wat met uw bedrijf te maken heeft moet u bewaren. 

Met PTO-admin kunt u uw kas en bankboek bijhouden. De facturen die u verstuurt en ontvangt moet u ook bewaren. Maak daarvoor een aparte map (digitaal en/of fysiek) zodat u de facturen ordelijk kunt opbergen en ook weer terug kunt vinden.

De administratie van uw onderneming moet u 7 jaren bewaren.

Zie ook: hoelang-moet-ik-de-administratie-van-mijn-onderneming-bewaren

Op een factuur moeten in ieder geval onderstaande basisgegevens staan:

  • De naam van uw bedrijf
  • De naam en volledige adres van de afnemer
  • Uw BTW nummer
  • Uw KvK nummer
  • Factuurdatum
  • Factuurnummer
  • Aard van de goederen of diensten die u heeft geleverd
  • Hoeveelheid van de goederen of omvang van de diensten
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
  • Het bedrag exclusief btw
  • Het btw tarief
  • Het btw bedrag

Zie ook: https://www.belastingdienst.nl/facturen_maken

De facturen moeten opeenvolgende nummers hebben. Met welk nummer u begint mag u zelf beslissen.  Als u begint met factuurnummer 1050 dan heeft de volgende factuur het nummer 1051 en zo volgend. Vaak wordt ook het jaar gebruikt als begin van het factuurnummer, bijvoorbeeld 2018-01.

Als u een factuur heeft aangemaakt maar deze wordt later ingetrokken, dan moet u deze factuur compenseren met een credit factuur, zodat deze tegen elkaar wegvallen. U mag niet zomaar een factuur ertussen uithalen, dan mist een nummer en is de administratie niet meer compleet.

Elke onderneming is verplicht om ingeschreven te staan in het Handelsboek van de Kamer van Koophandel. Maar wat is nu precies een onderneming? 

Volgens de wet heeft u een onderneming als u zelfstandig goederen of diensten levert aan anderen, met de bedoeling om winst te maken. In de praktijk is het soms lastig om precies te bepalen wanneer er sprake is van een onderneming. Zie: https://www.kvk.nl/moet-ik-mijn-bedrijf-inschrijven/

Neem bij twijfel contact op met de Kamer van Koophandel.

Zodra u zich laat inschrijven bij de Kamer van Koophandel dan wordt u automatisch als ondernemer aangemeld bij de Belastingdienst. Daar hoeft u niets voor te doen.

Ga naar www.pto-admin.nl/. Klik vervolgens op ’Inloggen‘ rechts bovenin.

U komt dan in het inlogscherm van de administratietool PTO-admin.

Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op ’Inloggen‘.

Als de “Two Factor Authentication” voor u van toepassing is, dan ontvangt u na het invoeren van uw gebruikersnaam en wachtwoord een unieke code via sms. Vul deze code in en klik op inloggen.

Is de activeringslink verlopen, klik dan op "wachtwoord vergeten". U ontvangt dan een nieuwe link waarmee u uw wachtwoord alsnog kunt instellen.

Geen probleem, dat kan iedereen overeenkomen. Klik in het inlogscherm op “wachtwoord vergeten”. Vul uw emailadres in en vervolgens ontvangt u een mail waarmee u uw wachtwoord opnieuw kunt instellen.

PTO-admin is een administratietool voor een eenvoudige boekhouding. Nadat je bent ingelogd kom je op de Homepage. Hier kun je:

Klik op "inkomsten toevoegen" dan kom je in het invoerscherm voor de inkomsten. Vervolgens kies je de juiste rubriek:

  • Omzet hoog (21% btw)
  • Omzet laag (6% btw)
  • Omzet nultarief (0% btw)
  • Omzet btw-vrij (vrijgestelde diensten)
  • BTW/IB

De regel BTW/IB kies je bij een teruggave van de inkomstenbelasting of de btw.

Weet je niet zeker welk btw tarief van toepassing is, klik dan tarieven en vrijstellingen btw.

  • Selecteer of je de betaling via kas (contant) of bank hebt/gaat ontvangen
  • Bij ’Omschrijving‘ vul je een duidelijke en herkenbare omschrijving in, bijvoorbeeld de naam van de klant en/of soort dienst/product.
  • Bij factuurdatum vul je de datum van de factuur in. Bij een kasbetaling waarbij je geen factuur overhandigd vul je hier de datum in waarop je de kasbetaling hebt ontvangen.
  • Bij factuurnummer vul je het factuurnummer in.
  • Selecteer of je het bedrag inclusief btw of exclusief btw wilt invullen. Vervolgens wordt het btw bedrag automatisch berekent. 
  • Als je de betaling daadwerkelijk hebt ontvangen dan vink je “betaald” aan en vul je vervolgens de betaaldatum in. Bij een kasbetaling is deze datum doorgaans gelijk aan de factuurdatum. Bij betaling via bank vink je dit vakje aan zodra je de betaling hebt ontvangen. Zo heb je altijd inzichtelijk welke betaling je al hebt  ontvangen en welke nog niet.

Klik vervolgens op ‘Opslaan’ rechts onderin het scherm.  Je ziet de regel terug in het overzicht. Je kunt de regel nog wijzigen of definitief verwijderen.

Klik op "uitgaven toevoegen". Je komt dan in het invoerscherm voor uitgaven.

Kies vervolgens de juiste rubriek:

  • Telefoonkosten
  • Kantoorkosten
  • Bankkosten
  • Reiskosten (zijnde niet kilometervergoeding)
  • Administratiekosten
  • Huisvestingskosten
  • Investeringen (hoger dan € 450,00)
  • Kleine aanschaffingen (tot € 450,00)
  • Diversen/overig
  • Inkopen/voorraden
  • Promotiekosten
  • Portokosten
  • Afdracht BTW/IB
  • Selecteer of je de betaling via kas of bank hebt of gaat betalen
  • Bij ’Omschrijving‘ vul je een duidelijke en herkenbare omschrijving in, bijvoorbeeld de naam van de leverancier en/of soort dienst/product.
  • Bij factuurdatum vul je de datum van de factuur in.
  • Bij factuurnummer vul je het factuurnummer van de factuur in.
  • Selecteer of je het bedrag inclusief btw of exclusief btw wilt invullen. Het btw bedrag wordt vervolgens automatisch berekent.
  • Als je de betaling daadwerkelijk hebt betaald dan vink je “betaald” aan en vul je vervolgens de betaaldatum in. Bij een kasbetaling is deze datum doorgaans gelijk aan de factuurdatum. Bij betaling via bank vink je dit vakje aan zodra je de factuur hebt betaald. Zo heb je altijd inzichtelijk welke betalingen je nog moet doen en welke zijn betaald.

Let op!

Niet alle kosten mogen als zakelijke kosten worden opgevoerd. Voor de Belastingdienst geldt dat het moet gaan om zakelijke kosten die, binnen redelijke grenzen, noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het bedrijf of beroep. Zie zakelijke kosten.

De gemeente kan in aanvulling hierop bepaalde kosten uitsluiten of een maximumbedrag hanteren dat je aan bepaalde kosten mag opvoeren. Vraag dit na bij je contactpersoon van de gemeente.

Klik op "kilometers en uren". In de linkerkolom staat een overzicht van de ingevoerde ritten en in de rechterkolom een overzicht van de ingevoerde uren.

Om een nieuwe regel met uren toe te voegen klik je op "uren toevoegen". Vul per activiteit één regel in. Voor 1 ½ uur vult u 1,5 in, voor 45 minuten 0,75.

Voor zakelijke kilometers die je met eigen auto rijdt, mag je € 0,19 per kilometer als zakelijke kosten opvoeren.

Het is dan wel verplicht een goede rittenregistratie bij te houden. Bij omschrijving vul je een duidelijke en herkenbare omschrijving in. Vul vervolgens het adres in van vertrek,  de bestemming en daarna het aantal kilometers. Voor een retourreis klik je op “retour”.

Klik vervolgens op “opslaan” en dan zie je de rit terug in het overzicht. De kosten voor zakelijke ritten worden vervolgens automatisch meegenomen in de maandoverzichten en de jaarrekening.

Reis je met openbaar vervoer, dan kun je de kosten hiervoor invoeren bij ’Uitgaven‘,  onder de rubriek ’Reiskosten (geen kilometervergoeding)’.

Haal je geld uit je bedrijf voor privé of stort je privé geld in je bedrijf dan kun je dit in de administratie verwerken via “privé stortingen en onttrekkingen”.

Klik op “privé transactie toevoegen” en selecteer vervolgens of het om een storting (privé geld in je bedrijf storten) of onttrekking (geld voor privé uit het bedrijf halen) gaat. Selecteer kas of bank en vul de juiste omschrijving in. Vervolgens vul je de datum in en het bedrag van de opname of storting.

Heb je een aanvullende bijstandsuitkering dan geef je elke maand de voorlopige inkomsten uit eigen bedrijf op. De uitkering wordt aangevuld tot bijstandsniveau. Je ontvangt dus een lager bedrag aan uitkering omdat je de rest zelf hebt verdiend. Je kunt dan het bedrag dat “gekort” wordt op de uitkering van de zakelijke rekening overboeken naar privé. De hoogte van de uitkering plus het bedrag dat je van de zakelijke rekening overboekt, is samen even hoog aan wat je aan uitkering zou hebben ontvangen als je geen inkomsten uit eigen bedrijf had.

Bedrijfsmiddelen met een waarde hoger dan € 450,00 worden gezien als investeringen in het bedrijf. Deze bedrijfsmiddelen hebben een langere levensduur en mogen niet in één keer als kosten worden opgevoerd. Op (duurzame) bedrijfsmiddelen moet u afschrijven. Dat wil zeggen dat de kosten over een periode van een aantal jaren worden verdeeld. Het bedrag dat per jaar als kosten in mindering mag worden gebracht op de omzet worden ’afschrijvingskosten‘ genoemd.

Bijvoorbeeld: U koopt een computer voor uw bedrijf van € 650,00 (excl. btw). Het betreft hier dus een bedrijfsmiddel met een waarde hoger dan € 450,00. De computer in dit voorbeeld heeft een restwaarde van € 50,00 en gaat 5 jaar mee. Dat betekent:

Aanschafbedrag € 650,00
Restwaarde € 150,00
Af te schrijven: € 500,00
Afschrijftermijn: 5 jaar
Afschrijfbedrag per jaar: € 100,00

U mag elk jaar, gedurende vijf jaren, een bedrag van € 100,00 als afschrijvingskosten opboeken.

En dus niet het volledige aanschafbedrag van € 650,00 in één keer.

Investeringen en afschrijvingskosten invoeren in PTO-admin

Bij ’uitgaven‘ kiest u de rubriek ’Investeringen hoger dan € 450,00‘. Het eerste deel is hetzelfde als bij andere uitgaven, maar er zijn een aantal regels toegevoegd:

  • Aanschafbedrag exclusief btw;
  • Restwaarde exclusief btw;
  • Afschrijftermijn;
  • Afschrijfbedrag.

De afschrijftermijn is het aantal jaren dat het bedrijfsmiddel meegaat. Dat kan bijvoorbeeld 3, 5 of 10 jaar zijn. De restwaarde is het bedrag dat het bedrijfsmiddel vermoedelijk nog zal opleveren.

Zie afschrijven voor meer informatie over afschrijvingen. Na het invullen van deze post worden de afschrijvingskosten automatisch verwerkt in PTO-admin. Daar hoeft u verder niets voor te doen.

Als u producten verkoopt, moet u waarschijnlijk eerst inkopen doen voordat u iets kunt verkopen. U heeft dan voorraden. Het bedrag van de inkopen mag niet direct als kosten worden opgevoerd in de administratie. Alleen het inkoopbedrag van de daadwerkelijk verkochte producten telt mee als kosten. 

Aan het einde van het jaar moet u de nog aanwezig voorraad tellen. Het bedrag van de eindvoorraad vult u in bij “balansgegevens”. Vervolgens wordt automatisch de inkoopwaarde berekent en verwerkt in de jaarrekening.

Om hier in de maandoverzichten toch al rekening mee te kunnen houden is de optie ‘schatting van de inkoopwaarde’ toegevoegd. In het maandoverzicht kunt u het inkoopbedrag van de daadwerkelijk verkochte producten die maand opgeven als “schatting inkoopwaarde vooraf”.

Bij het kasstelsel worden de inkomsten en uitgaven in uw administratie verwerkt op betaaldatum.

Dat wil zeggen dat de inkomsten en kosten pas meegeteld worden als deze daadwerkelijk betaald of ontvangen zijn. Bij het factuurstelsel worden de kosten en uitgaven in de administratie verwerkt op factuurdatum. De inkomsten en kosten worden dan direct meegenomen, ook al heeft u nog geen betaling ontvangen of de factuur zelf nog niet betaald.

Als u hoofdzakelijk levert aan particulieren dan hanteert u het kasstelsel. Levert u hoofdzakelijk aan bedrijven dan hanteert u het factuurstelsel.

PTO-admin is standaard ingesteld op het kasstelsel. Als voor u het factuurstelsel van toepassing is, neem dan contact met ons op, dan passen we dit voor u aan.

Let op! Als het factuurstelsel voor u van toepassing is dan betekent dit ook dat de gemeente uw inkomsten vaststelt volgens het factuurstelsel. Daardoor kan het voorkomen dat er inkomsten worden gekort op uw uitkering terwijl u deze nog niet heeft ontvangen. Om dat zoveel mogelijk te voorkomen adviseren wij u om de facturen aan het begin van de maand te versturen en een korte betalingstermijn (7 of 14 dagen bijvoorbeeld) te hanteren. De kans dat u voor het einde van de maand de betaling hebt ontvangen is dan het grootst, ook al is dat geen garantie.

Het maandoverzicht is een overzicht van het (voorlopige) resultaat in die maand. Met dit bedrag wordt de hoogte van uw aanvullende bijstandsuitkering (indien van toepassing) vastgesteld.

Als u de administratie van een maand volledig hebt bijgewerkt kunt u die maand afsluiten. Dat doet u door in het maandoverzicht te klikken op “maand afronden”. Vervolgens kunt u het maandoverzicht uitprinten of als pdf bestand via de mail versturen.

Heeft u een abonnement op PTO-admin en betaalt u zelf de kosten hiervoor? Dan heeft de gemeente geen inzage in de maandoverzichten wanneer u deze afsluit. U hoeft de maanden daarom ook niet af te sluiten.

De jaarrekening is een overzicht van de totale omzet en kosten van het jaar. Dit overzicht wordt ook wel de  ’winst-en-verliesrekening‘ genoemd. U kunt de jaarrekening op elk gewenst moment raadplegen. De jaarrekening is echter pas definitief aan het einde van het jaar. Als er sprake is van ’Inkopen/voorraden‘, moet u eerst het bedrag van de eindvoorraad invullen.

De bedragen van de jaarrekening heeft u nodig voor de aangifte inkomstenbelasting. Controleer, voordat u de aangifte invult, of de administratie correct is ingevuld.

Aan het einde van het jaar moet u aangifte inkomstenbelasting doen.

Welke aangifte is voor u van toepassing?

  • Bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting dan geeft u de inkomsten uit eigen bedrijf op als “winst uit onderneming”.
  • Bent u geen ondernemer voor de inkomstenbelasting dan geeft u de inkomsten uit eigen bedrijf op als “resultaat uit overige werkzaamheden”.

Als PTO ondernemer bent u geen “ondernemer voor de inkomstenbelasting”. Dat betekent dat u de inkomsten uit eigen bedrijf moet opgeven als “resultaat uit overige werkzaamheden”. U heeft dan geen recht op zelfstandigenaftrek en MKB-winstvrijstelling. Ook is de willekeurige afschrijving voor u niet van toepassing.

U moet de aangifte inkomstenbelasting voor particulieren invullen. Via www.mijnbelastingdienst.nl kunt u inloggen met DigiD. De gegevens die reeds bekend zijn bij de Belastingdienst zijn al ingevuld. Deze moet u nog wel even goed controleren.

Onder inkomsten moet u aanvinken welke inkomsten u in het betreffende jaar hebt gehad.

  • Inkomsten uit loondienst
  • Inkomsten uit pensioen of uitkering
  • Winst uit onderneming
  • Inkomsten uit overig werk

Als PTO ondernemer zet u een vinkje voor “inkomsten uit overig werk”. Zoals hierboven reeds is aangegeven bent u geen “ondernemer voor de inkomstenbelasting” en heeft u dus geen “winst uit onderneming”.

Inkomsten uit overig werk

Vul voor elke omzetrubriek (omzet hoog/ omzet laag) een aparte regel in. Ook het bedrag van de KOR vult u hier in. In het veld daaronder vult u het bedrag in van de aftrekbare kosten. Vul per kostenrubriek een regel in. De bedragen kunt u overnemen uit de jaarrekening.

Vul vervolgens de overige velden van de aangifte inkomstenbelasting in en controleer of de vooraf ingevulde gegevens correct zijn. Als de aangifte goed is ingevuld kunt u deze opslaan en verzenden.

U kunt daarna de aangifte uploaden in PTO-admin en toesturen aan de gemeente voor de jaarlijkse afrekening. De aangifte inkomstenbelasting moet voor 1 mei worden ingediend. Vraag geen uitstel aan, tenzij u hiervoor toestemming hebt van de gemeente.

Of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting is afhankelijk van een aantal factoren. Zo is bijvoorbeeld van belang hoe zelfstandig je bent, of je ondernemersrisico loopt en of er continuïteit in je bedrijf zit. Ook moet worden voldaan aan het urencriterium van 1.225 uur op jaarbasis.

Zie ook https://www.belastingdienst-ondernemerscheck.nl

Het btw-overzicht geeft per kwartaal de bedragen aan die u nodig hebt voor de aangifte omzetbelasting (btw-aangifte). De btw-aangifte staat elk kwartaal voor u klaar in het beveiligde gedeelte voor ondernemers op de website van de Belastingdienst.

Open via ’Overzichten‘ in het menu het ’Btw-overzicht‘. Deze bedragen kunt u gebruiken voor de aangifte omzetbelasting. Het totaal te betalen of te ontvangen bedrag per kwartaal ziet u in de onderste regel van het btw-overzicht.

Heeft u per jaar minder dan € 20.000 omzet? Dan kunt u zich aanmelden voor de nieuwe Kleine Ondernemersregeling.

  • U hoeft dan geen btw aangiftes meer te doen
  • Maar u mag dan ook geen btw aan uw klanten doorberekenen
  • U berekent dan dus geen btw op uw facturen
  • En u mag ook geen btw over kosten terugvragen

Om deel te nemen aan de Nieuwe KOR moet u zich aanmelden. https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/hoe_werkt_de_btw/nieuwe-kleineondernemersregeling/

In het kas en bankboek staan overzichten van alle kas en bank betalingen en ontvangsten.

Begin met het invullen van het beginsaldo. Bij een startend bedrijf is dit als het goed is € 0,00.

Alle betalingen en ontvangsten die u in de administratie invult ziet u terug in het bankboek of kasboek. Het saldo moet overeenkomen met de werkelijkheid. Dus het (tussen)  saldo van het kasboek moet gelijk zijn aan het bedrag dat u werkelijk in kas heeft. Het (tussen)saldo van het bankboek moet overeenkomen met het saldo dat op dat moment daadwerkelijk op uw bankrekening staat.

Dit is gelijk een check of u de administratie correct heeft ingevuld. Controleer dit dus regelmatig en zoek uit, als het saldo van het kasboek of bankboek niet overeenkomt met de werkelijkheid, waardoor dit komt.